Il metodo lean per non sprecare tempo

COME FARE LE PULIZIE VELOCEMENTE – Il metodo Lean promette di farci dire addio agli sprechi di tempo e regalare alle mamme qualche ora in più da passare con i bambini (o con un buon libro!).

Per gestire “senza sprechi“ le nostre attività produttive e passare più tempo insieme ai nostri bambini, la Lean Enterprise ha ideato una metodologia semplice da applicare in grado di dare, da subito, ottimi risultati!

Ecco qualche esempio che ci permette di capire meglio il metodo LEAN

Preparare la valigia per le vacanze

Siamo prossimi alle vacanze. Le attività/risorse nelle quali vogliamo “investire” le nostre energie vacanziere sono fare sport, riposare e visitare nuovi posti. Per godere di tutto questo, è necessario però passare dalle “forche caudine” della preparazione delle valige.

Se sviluppassimo delle procedure per la selezione di tutto ciò che deve necessariamente essere portato in vacanza, il tempo necessario per la preparazione della valigia diminuirebbe drasticamente e, con lui, le energie emotive che molto spesso questa attività comporta. Con un solo risultato: aumentare drasticamente la probabilità di avere, quando saremo a destinazione, tutto ciò che ci serve.
Cosa c’è di “noioso” nel passare in “modalità vacanza” in modo più veloce ed efficace e occuparci solo del divertimento legato alla vacanza?
La soluzione è semplice e a portata di tutti: sviluppare, mantenere e migliorare nel tempo, una check list degli oggetti che vogliamo mettere nelle valige per la nostra vacanza a seconda della destinazione (mare, viaggi di lavoro, campeggi, weekend sulla neve, ecc.). Prima di metterci a preparare la prossima valigia basterà stampare la lista e utilizzarla controllando di aver spuntato tutti i punti dell’elenco.

Fare la spesa

Altra tipica situazione che fa perdere tempo ai più: la spesa. A parte chi ritiene che fare la spesa sia un passatempo (e che quindi la considera una attività “a valore aggiunto”) mediamente la gestione del ripristino delle scorte familiari rappresenta una scocciatura per la gran parte di noi. Se poi questa attività non è gestita correttamente rischiamo di dover fare delle corse al negozio sotto casa agli orari più improbabili o buttare alimenti perché scaduti.
Applicando il metodo LEAN a questa attività quotidiana ecco una proposta di processo efficace.

Immaginiamo che il nostro sistema di immagazzinaggio sia organizzato in due zone distinte:

•     la zona per le confezioni in uso (cioè le confezioni aperte)
•     la zona per la confezioni chiuse (il “magazzino”).

Fin qui nulla di strano, mediamente le nostre dispense sono già organizzate in questa maniera: in cucina abbiamo il sale, la pasta, il riso, i biscotti in uso, con le confezioni già aperte. In bagno e nel box doccia abbiamo il dentifricio e il flacone del bagno schiuma aperti e in utilizzo. Stessa logica per l’armadietto dei detersivi. La gran parte di noi ha poi una zona in cui ripone i prodotti quando torna dal supermercato in attesa della necessità del loro utilizzo. Quanti di noi però gestiscono questa divisione in modo ferreo e non cedono al “mischiare le carte”, aprendo più prodotti contemporaneamente? O non rendono “visibile” la situazione del “magazzino” mandandolo in “rottura di stock” e finendo così per una sera senza le pastiglie della lavatrice o le gallette di riso?

La soluzione potrebbe essere quella di pensare ai nostri rifornimenti come a quelli di un magazzino aziendale applicando i seguenti passaggi:

• gestione “procedurizzata” dei magazzini interni ovvero del magazzino di “prelievo” e di quello di stoccaggio. Per il magazzino di prelievo la regola potrà essere quella di prelevare solo confezioni già aperte (e solo una per tipo). Solo quando il prodotto sarà terminato si preleverà una nuova confezione dal magazzino “stoccaggio”. Il magazzino di “stoccaggio” invece potrà essere “caricato” dal ritorno dal supermercato e da questo si preleveranno le singole confezioni quando si andrà in ripristino dei magazzini di prelievo. In caso di segnalazioni di “livello minimo” sarà sufficiente fare un’ispezione prima di partire per il supermercato per compilare la lista della spesa, senza ansie da foglio bianco o da spesa “zoppa”. In più, sicuramente, si eviteranno anche domande del tipo “Dove trovo la schiuma da barba?” o “Abbiamo ancora biscotti al cioccolato?” L’informazione sarà una per tutta la famiglia.

• gestione della lista della spesa. Abbiamo implementato il passaggio 1 ma questo non basta. Se analizziamo la nostra gestione ci balzerà subito all’occhio un ulteriore miglioramento a portata di mano: invece di scrivere ogni volta la lista della spesa facendo il sopralluogo pre-spesa (time consuming, specie quando si è di corsa), si potrebbe pensare di prepararne una a priori su un modulo prestampato. Ogni volta che porteremo un prodotto dal magazzino di “stoccaggio” a quello di “prelievo” e verificheremo che il livello sarà sceso sotto la soglia (occorre ripristinare), si prenderà il modulo e si spunterà dall’elenco prestampato il prodotto da comprare (la lista sarà a disposizione nei pressi della dispensa, così come la matita per la spunta, evitando peregrinazioni per la casa alla loro ricerca). In questo modo, quando partiremo per il supermercato basterà prendere la lista e partire: con questo semplice sistema si stima un risparmio di tempo di circa quindici di minuti e soprattutto, nessuna dimenticanza negli acquisti.

• ottimizzazione della spesa al supermercato. Siamo sulla strada dell’eccellenza, ma possiamo ancora migliorare. Abbiamo la lista e con questa ci rechiamo al supermercato. Scopriamo che la nostra lista non è ordinata in modo compatibile con l’organizzazione del supermercato. Per evitare di dover scorrere la lista ogni volta che entriamo in una corsia e dover fare qualche centinaio di metri con il carrello stracarico perché non “ordinare” la lista secondo la distribuzione dei prodotti del nostro supermercato di fiducia? L’attività richiede mezz‘ora di lavoro per la sua realizzazione iniziale ma poi garantisce risparmi di tempo sostanziali ogni volta che andremo a fare la spesa.

Il metodo Lean nella vita quotidiana

Con qualche espediente e un po’ di disciplina nell’applicare alcune “noiose” procedure il risultato sarà quello di risparmiare un po’ di tempo nello svolgimento di attività “necessarie” (garantendo nel contempo affidabilità di risultato) che possiamo dedicare a fare quello che più ci piace.